Jedes Jahr erhalten wir mehr und mehr E-Mails in unseren Posteingang. Neben wichtigen E-Mails bekommen wir immer mehr Spammails oder E-Mails mit Viren im Anhang. Immer schlechter lässt sich dabei eine “wichtige” E-Mail von einer „bösen“ E-Mail unterscheiden. Auch stellt sich die Frage, wo meine E-Mails die nächsten Jahre gespeichert werden können, ohne dabei verloren zu gehen.
Es ist bequem geworden, jedes Dokument, Verträge, zahlreiche Bilder oder ganze Videos per E-Mails versenden zu können. Wer kann sich vorstellen, diesen Service zukünftig nicht mehr nutzen zu können. Es ist ein Bestandteil der weltweiten Digitalisierung, der Vereinfachung von Prozessen, der Zeitersparnis bei Projekten, als auch der Dokumentation von Schriftverkehr mit Partnern geworden.
Neben der Sicherheit beim E-Mail-Verkehr, Sie vor Spamnachrichten und Virenmails zu schützen, ist es auch erforderlich, diese Vorgänge rechtssicher zu archivieren, um gesetzlichen Vorgaben nachkommen zu können. Mit der Einführung der DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) wurden dabei viele Unternehmen mit Aufgaben und Pflichten konfrontiert, die eigenständig weder finanziell noch organisatorisch bewältigt werden können.