Immer wieder kommt die Frage auf: Was ist die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung? Warum muss ich das als Unternehmen eigentlich tun?
Die rechtliche Grundlage der GoB verlangt, dass Unternehmen Ihre E-Mails mit einer geprüften E-Mail-Archivierung archivieren!
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick dazu geben.
Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
Die Archivierung von E-Mails ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, und für Unternehmen ist es wichtig, ein rechtskonformes System zu unterhalten.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen, dass Unternehmen in der Lage sind, Wirtschaftsprüfern & Finanzprüfern digital einsehbare und abrufbare E-Mails zur Verfügung zu stellen. Dabei muss der Prüfer die Möglichkeit haben, die Daten digital durchsuchen und auswerten zu können. Papier und Ausdrucke reichen für diesen Zweck nicht aus.
Unternehmen müssen ihre E-Mails digitalisieren, um diesen Anforderungen nachkommen zu können und damit rechtskonform zu sein.
Digitaler Abrufprozess
Der digitale Abrufprozess muss sorgfältig konzipiert sein, damit Unternehmen bei Bedarf schnell und einfach auf E-Mails zugreifen können.
Dieser Prozess sollte auch ein sicheres System zur Speicherung von E-Mails umfassen, auf das ein Prüfer rechtzeitig zugreifen kann. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher sind und dass die E-Mails sicher gespeichert und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften abgerufen werden können.
