E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Die rechtliche Grundlage

Warum Papier und Ausdrucke nicht genug sind!

E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Die rechtliche Grundlage

Warum Papier und Ausdrucke nicht genug sind!

Immer wieder kommt die Frage auf: Was ist die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung? Warum muss ich das als Unternehmen eigentlich tun?

Die rechtliche Grundlage der GoB verlangt, dass Unternehmen Ihre E-Mails mit einer geprüften E-Mail-Archivierung archivieren!

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick dazu geben.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Die Archivierung von E-Mails ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, und für Unternehmen ist es wichtig, ein rechtskonformes System zu unterhalten.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen, dass Unternehmen in der Lage sind, Wirtschaftsprüfern & Finanzprüfern digital einsehbare und abrufbare E-Mails zur Verfügung zu stellen. Dabei muss der Prüfer die Möglichkeit haben, die Daten digital durchsuchen und auswerten zu können. Papier und Ausdrucke reichen für diesen Zweck nicht aus.

Unternehmen müssen ihre E-Mails digitalisieren, um diesen Anforderungen nachkommen zu können und damit rechtskonform zu sein.

Digitaler Abrufprozess

Der digitale Abrufprozess muss sorgfältig konzipiert sein, damit Unternehmen bei Bedarf schnell und einfach auf E-Mails zugreifen können.

Dieser Prozess sollte auch ein sicheres System zur Speicherung von E-Mails umfassen, auf das ein Prüfer rechtzeitig zugreifen kann. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher sind und dass die E-Mails sicher gespeichert und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften abgerufen werden können.

Microsoft Exchange Online Archiving (EOA) und die rechtssichere Archivierung

Viele Kunden berichten immer wieder, dass Sie das Microsoft Exchange-Online-Archiv gebucht und die Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung nun erfüllt haben. Das Exchange-Online-Archiv wird genutzt, wenn die eigene Postfachgröße von 50 GB, bzw. 100 GB erreicht ist. Durch das Online-Archiv wird der eigene Postfach-Speicherplatz durch automatische Verschiebe-Regeln freigeräumt. Letztlich wird jedoch nur eine neue Postfach-Datei erzeugt und die E-Mails dorthin kopiert.

Die E-Mails im Archiv-Postfach können gelöscht oder bearbeitet werden und sind somit nicht rechtssicher und unveränderbar archiviert. Die Anforderungen an die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung können so nicht erfüllt werden.

Sichere Speicherung und Abrufbarkeit - ein Fokus für die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung

Die sichere Speicherung und Abfrage von E-Mails ist für Unternehmen unerlässlich, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Unternehmen müssen über Systeme verfügen, die sicherstellen, dass E-Mails sicher gespeichert und bei Bedarf schnell abgerufen werden können. Außerdem sollten Unternehmen über Verfahren verfügen, mit denen sie ihre E-Mail-Systeme regelmäßig überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Gleichzeitige Sicherung Ihrer E-Mail-Daten - kein Datenverlust bei ausgeschiedenen Mitarbeitern

Ein E-Mail-Archivierungssystem hat neben seiner eigentlichen Funktion noch einen entscheidenden Mehrwert für Unternehmen. Da alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden, stellt dies eine vollständige Sicherung Ihrer E-Mail-Daten dar. Es ist kein zusätzliches Backup-System für E-Mails notwendig. Gleich ob eine E-Mail versehentlich gelöscht wird, oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Gelöschte E-Mails lassen sich schnell und einfach wiederherstellen. Komplette Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter können anderen Kollegen oder Nachkommen unkompliziert bereitgestellt werden.

Dies schafft Zeit- & Kostenersparnis für die IT-Abteilung. Es muss nicht geklärt werden, wo E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern gesichert werden sollen, oder wie diese E-Mails Nachfolgern bereitgestellt werden können. Auch können Postfächer nach dem Ausscheiden direkt gelöscht und die Postfach-Lizenzen weiterverwendet werden.

Dies ist zwar nicht Bestandteil der rechtlichen Grundlage zur E-Mail-Archivierung, stellt aber einen gewollten positiven Nebeneffekt dar und löst gleichzeitig eine andere Aufgabe zum Backup von Daten.

Kosteneinsparungen - Vorteile der rechtssicheren E-Mail-Archivierung

Durch die digitale Archivierung von E-Mails können Unternehmen Kosten für die Aufbewahrung und den Druck von Papier einsparen. Außerdem verkürzt die digitale Archivierung von E-Mails die Zeit, die mit dem Ablegen und Abrufen von E-Mails verbunden ist, und macht den Prozess schneller und effizienter.

Die digitale Archivierung stellt zudem sicher, dass alle E-Mails sicher gespeichert und zugänglich sind, was für die Unternehmen ein zusätzliches Maß an Sicherheit bedeutet.

Lesen Sie auch zum Thema - E-Mail-Archivierung in Unternehmen I die rechtliche Grundlage

Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails – von Max-Lion Keller LL.M. (Rechtsanwalt für IT-Recht)

Das Fazit der rechtlichen Grundlage für E-Mail-Archivierung

Die Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Datenverwaltung, den Schutz sensibler Informationen, den Zugriff auf wichtige Daten und eine schnelle und sichere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Gleichzeitig erfüllen Sie mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung alle Anforderungen der Ämter und Wirtschaftsprüfern. Unternehmen, die die Vorteile einer guten E-Mail-Archivierung nicht nutzen, setzen sich einem hohen Risiko aus, das zu Problemen bei der Datenverwaltung und -sicherheit führen kann. Ein effektives und professionelles E-Mail-Archiv kann eine wertvolle Investition für ein Unternehmen sein.

Als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher ist es notwendig, die Bedeutung von E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen zu erkennen, um in einer digitalisierten Geschäftswelt erfolgreich zu sein.

Das Fazit der rechtlichen Grundlage für E-Mail-Archivierung

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der rechtlichen Grundlage zur E-Mail-Archivierung.

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