EMail Archivierung Pflicht
Gibt es eine solche Pflicht?

Im Geschäftsleben sind E-Mails inzwischen zu einem wichtigen Bestandteil der Kommunikation geworden. Hier werden Geschäftsabschlüsse, Verträge, Bestellungen und vieles mehr erledigt. Doch hat sich auch die Frage ergeben, ob Unternehmen verpflichtet sind, E-Mails zu archivieren oder nicht. Dafür gibt es gesetzliche Grundlagen. So müssen laut §257 HGB die Handelsbücher, Inventare oder Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Handelsbücher beinhalten auch elektronische Dokumente, also auch E-Mails. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Schluss des Kalenderjahres. Unternehmen müssen also darauf achten, dass alle relevanten Emails zu Dokumentationszwecken gespeichert werden.

Neben dieser gesetzlichen Grundlage gibt es auch viele andere Gründe für die Archivierung von E-Mails. Unternehmen können so im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder Unstimmigkeiten einen repräsentativen Teil ihrer E-Mail Korrespondenz vorlegen und nachvollziehen. Auch die Archivierung von E-Mails kann bei der Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, wie beispielsweise dem Datenschutz oder der Informationsbehandlung, helfen.

Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Emails, die aufbewahrt werden, korrekt beschrieben werden. Dies ist notwendig, um die Emails später schnell und einfach finden zu können. Hierbei sollten zum Beispiel der Zeitpunkt, Adressat, Kontext und der Inhalt beschrieben werden. Auch sollte sichergestellt werden, dass die Daten sicher aufbewahrt werden. Denn nur durch ein sicheres Archivierungssystem kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Wenn Unternehmen die Archivierung von E-Mails ordnungsgemäß durchführen, können sie sich vor rechtlichen Konsequenzen schützen und sich selbst in schwierigen Situationen unterstützen. Es gibt jedoch einige wichtige Faktoren zu beachten, um ein sicheres und effektives Archivierungssystem aufzubauen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme sicher und zuverlässig sowie einfach zu handhaben sind. Darüber hinaus sollten auch die Sicherheit von Daten, Zeitaufwand und Kosten in das Vorhaben einbezogen werden.